Produktcontrolling

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Produktcontrolling des externen Controllers in der Praxis

Das Produktcontrolling ist ein weiteres wichtiges Aufgabenfeld des externen Controllings und eine Kernkompetenz der externen Controller von Feldinger Consulting. Der Externe Controller als Produktcontroller steuert die Produktkosten, indem er die Herstellkosten, Produktmargen und Deckungsbeiträge im Blick behält, Soll-/Ist-Abweichungen analysiert und bei Einsatz von SAP die Standardpreise kalkuliert und ggf. auch unter dem Jahr anpasst, weil die Standardpreise großen Einfluss auf die Lagerwerte hat. Hier ist eine genaue Kenntnis des externen Controllers als Produktcontroller der Prozesse im Fertigungsunternehmen besonders wichtig, weil es viele Stellschrauben gibt, die die Produktkosten und somit das Ergebnis des Unternehmens beeinflussen. Es ist genau zu ermitteln und zu steuern, mit welchen Gemeinkosten die Produkte belastet werden und die Kostenstellen, im Besonderen die Fertigungskostenstellen entlastet werden. In Deutschland ist durch das HGB und EStG relativ stark reglementiert, wie Herstellkosten berechnet werden müssen.

In diesem Zusammenhang steht der externe Controller als Produktcontroller von Feldinger Consulting im direkten Kontakt mit dem Verkauf, weil diese großen Einfluss auf die Verkaufspreise und damit auf den Deckungsbeitrag I haben, im Kontakt mit dem Einkauf, weil diese Einfluss auf die Materialkosten haben und im Kontakt mit der Entwicklung, weil diese Einfluss auf den Bau, die Konstruktion und die verwendeten Materialien haben. Alle diese Abteilungen und Personen beeinflussen die Produktkosten und die Margen und somit auf den unmittelbaren Erfolg des Unternehmens.
Ein ausgeklügeltes Reporting- und Steuerungstool, im Verbund eines ERP-Systems und Excel ist hier von enormer Wichtigkeit. Die externen Controller als Produktcontroller von Feldinger Consulting haben ein solches Produktcontrolling-tool entwickelt.

Produktcontrolling ist insbesondere in Industrieunternehmen zu finden und sollte daher von den externen Controllern als Produktcontroller in Fertigungsunternehmen implementiert werden. Doch auch in Handelsunternehmen und Dienstleistungsunternehmen ist Produktcontrolling gefragt; letztlich in allen Unternehmen, die ein Produkt verkaufen.

Produktcontrolling unterscheidet sich wesentlich von einem Produktionscontrolling. Ein Produktionscontrolling steuert und untersucht u.a. die Einflüsse von Durchlaufzeiten in Fertigungsbetrieben, die einen hohen Handarbeitsanteil haben oder die Durchlaufzeiten eines Halberzeugnisses auf Produktionsmaschinen. Ein externer Controller als Produktionscontroller plant den Bedarf von Arbeitern in der Fertigung über mehrere Perioden im Voraus und erstellt KPI für den gesamten Produktionsbereich. Produktionscontrolling und Produktcontrolling haben aber Schnittmengen und arbeiten in bestimmten Bereichen zusammen.

Was macht der externe Controller im Produktcontrolling in der Praxis im Einzelnen?

Der Produktcontrollingprozess:
Gehen wir davon aus, dass systemisch das Produktcontrolling im ERP und Praxis eingerichtet ist. Das Produktcontrolling beginnt als Teil des technischen Monatsabschlusses, indem die Koststellen vom externen Controller abgerechnet und Umlagen gebucht werden. Im zweiten Schritt werden die Fertigungsabweichungen des Abschlussmonats systemisch ermittelt. Bereits an dieser Stelle kann der externe Controller als Produktionscontroller den größten Fertigungsabweichungen hinterhergehen und offene Fragen und Fehlermeldungen im ERP-System klären und ggf. für den laufenden Abschluss korrigieren. Wichtigstes Ziel ist die Ermittlung der aktuellen Herstellkosten, um diese mit den Standardpreisen zu vergleichen, falls mit diesen die Fertigerzeugnisse kalkuliert wurden. Weiter muss überprüft werden, ob die Produktfixkosten und die Produktgruppenfixkosten korrekt ermittelt wurden. Je nachdem, wie das ERP eingerichtet ist, findet man diese Kosten in der Unternehmensdeckungsbeitragsrechnung, also der Ergebnisrechnung als Teilkostenrechnung. Im Folgenden werden die Tabellen vom externen Controller als Produktcontroller abgefüllt und das Gesamtergebnis betrachtet. Was hat Einfluss auf die Marge? Verkaufs- oder Einkaufspreise? Gibt es Schwankungen für Rohmaterial? Hier hilft der ERP-gestützte Vergleich von alter und neuer Kalkulation.

Am Ende -und wieder am Anfang- des neuen Produktcontrolling-Prozesses stehen die Handlungsempfehlungen des externen Controllers als Produktcontroller von Feldinger Consulting, wie die Produktkosten und die Margen gesteuert werden können. Einmal im Monat sollte es ein gemeinsames Meeting vom externen Controller als Produktcontroller mit den Leitern von Finanzen, Vertrieb, Einkauf (SCM), Produkt Management und Forschung und Entwicklung geben. Wichtig dabei ist, dass die Maßnahmen kontrolliert und ggf. nachjustiert werden. Produktcontrolling hat kurzfristige und langfristige Elemente. Hier sind vom externen Controller als Produktcontroller auch wirtschaftsmathematische Fähigkeiten gefragt, wenn Preiselastizitäten berechnet werden müssen.

Nicht beiseitegelassen werden sollen die Parameter, die die Deckungsbeiträge II und III beeinflussen. Dazu gehören die Produktfixkosten wie z.B. Servicekosten und Kosten für Geräteaustausche, on-site-Reparaturen usw. und die Produktgruppenfixkosten wie z.B. besonderer Fertigungsmittel und Fertigungsvorrichtungen, Transportgestelle usw.

Weitere wichtige Prozesse des externen Controllers als Produktcontroller sind zum einen die Kalkulation der (neuen) Produkte, im Idealfall mithilfe eines ERP-Systems wie SAP, das den gesamten Kalkulationsprozess unterstützt mit der neuen Hinterlegung des Standardpreises. Zum anderen das Anlegen von Kalkulationsvarianten, also das Customizen, wie Produkte kalkuliert werden sollen. Gerade SAP bietet hier sehr hilfreiche (und komplizierte) Werkzeuge an. Materialien können z.B. in SAP über den variablen Stückpreis, den Angebotspreis usw. kalkuliert werden. Das kann in den Einstellungen der Kalkulationsvariante hinterlegt werden.

In den folgenden Abbildungen ist dargestellt, aus welchen Elementen ein Produktcontrolling bestehen könnte. Es sind fiktive Beispielzahlen verwendet worden, die nicht dem Anspruch auf Widerspruchsfreiheit folgen.

In Abbildung 1 ist ein Beispiel einer Produktdeckungsbeitragsrechnung auf Unternehmensebene abgebildet:
Man sieht in den Zeilen die einzelnen Produkte in ihren Produktgruppen und in den Spalten die Ist-Kennzahlen bzw. die Vorgaben wie abgesetzte Stück, Umsatz, Marge (DB I) und die budgetierte DB I-Marge. Darüber hinaus sind die Abweichungen dargestellt und je nach Stärke der Abweichung verschieden eingefärbt. In der Horizontalen geht die Rechnung bis zur Stufe Deckungsbeitrag III und in der Vertikalen bis zur Stufe Deckungsbeitrag IV (Unternehmensergebnis), in der Abbildung jedoch nicht dargestellt. Abbildung 1 ist ein wichtiges Instrument des Produktcontrollings, weil man auf den ersten Blick die Produkt und die jeweiligen Deckungsbeiträge sieht, zunächst unabhängig davon, auf welchen Märkten die Deckungsbeiträge entstehen.

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In der Abbildung 2 sieht man (hier beispielhaft) dargestellt, die Margenabweichungen und die jeweiligen Budetwerte auf Länderebene und kann daraus in Verbindung mit Abbildung 1 Rückschlüsse auf die Margen der einzelnen Verkaufsgebiete ziehen.

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In Abbildung 3 sieht man die Entwicklung der Produktfixkosten. Diese Grafiken sollen ebenfalls weitere Rückschlüsse auf die Entwicklung der Deckungsbeiträge ermöglichen.

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In Abbildung 4 geht es um die variablen Produktkosten (Herstellkosten) und die Fertigungsabweichungen. Standardpreis minus Abweichung ergeben die Herstellkosten. Hieran kann man entscheiden, ob die Standardpreise angepasst werden müssen (sollten) oder beobachten, wie sich die Herstellkosten entwickeln. In der Regel werden die Herstellkosten mit größeren Stückzahlen sinken. Der Effekt ist gerade bei neuen Produkten beobachtbar.

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